Spaces: Verwaltung von Inhalten für mehrere Nutzergruppen und Standorte
Staffbase präsentiert Spaces: Eine seit 2018 verfügbare Funktion in unserer Mitarbeiter-App, mit der Unternehmen die Verwaltung von Inhalten an verschiedene Standorte und Abteilungen übertragen können. Mit Spaces werden Kommunikator*innen in die Lage versetzt, Mitarbeitende oder Personengruppen mit zielgerichteten standort-, projekt- oder anwendungsspezifischen Informationen zu versorgen und dabei gleichzeitig unternehmensweite Inhalte zu platzieren.
Mit Spaces kannst du als systemweite Administrator*in einen zweckbestimmten Bereich in der App erstellen, Verantwortliche für diesen Bereich bestimmen und Inhalte gezielt für die Nutzergruppe eines Spaces aussteuern. Die Administrator*innen dieses Bereichs verwalten selbstständig alle Inhalte, während systemweite Admins den alleinigen Zugriff auf Nutzerdaten und globale Einstellungen behalten. Dies ermöglicht die effiziente und übersichtliche Erstellung von Nachrichten, Veranstaltungen, Umfragen und Formularen für jeden einzelnen Space.
Nehmen wir beispielsweise an, eine Bäckerei mit Hauptsitz in New York und Filialen in verschiedenen Städten in den USA hat eine Mitarbeiter-App namens CAKE. Mit CAKE können Mitarbeitende auf alle wichtigen Unternehmensnachrichten zugreifen, Schulungsvideos anschauen, Nachrichten mit der Geschäftsführung austauschen, Veranstaltungen organisieren und vieles mehr.
Innerhalb von CAKE bietet die neue Spaces-Funktion jeder Filialleiter*in in jeder Stadt die Möglichkeit, spezifische Inhalte nur für die Mitarbeitenden an ihren jeweiligen Standorten zu verwalten und zu lokalisieren. Mit Spaces können Mitarbeitende der Bäckerei über besondere Ereignisse in ihren Filialen informiert werden, Rezeptideen austauschen oder sich gegenseitig über Terminänderungen informieren, während alle unternehmensweiten Inhalte weiterhin zur Verfügung stehen.
Da Geschäftsführer*innen meistens systemweite Administrator*innen sind, können sie nach dem Space eines bestimmten Standortes suchen, um die spezifischen Inhalte ihrer Filialen zu sehen und mit Mitarbeitenden und lokalen Führungskräften in Kontakt zu bleiben.
Warum sollte ein Unternehmen Spaces einsetzen?
Für große Unternehmen ist es oft schwierig, App-Inhalte für verschiedene Standorte und Nutzergruppen zu erstellen und zu verwalten. Die Pflege von Nachrichten, Kalendern, Speiseplänen usw. für Mitarbeitende, Auszubildende oder Alumni erfordert eine intuitive Verwaltung von Inhalten. Unternehmen jeder Größe können Spaces nutzen, um Content-Management-Aufgaben je nach Bedarf auf verschiedene Standorte oder Abteilungen zu übertragen.
Spaces bietet die Möglichkeit, einen eigenen Bereich für verschiedene Länder, Städte oder Standorte zu erstellen und dabei innerhalb eines Verwaltungssystems zu bleiben. Dadurch wird das Chaos vermieden, das oft mit dem Aufbau unterschiedlicher Lösungen für verschiedene Standorte einhergeht. Dein IT-Team und deine Content-Redakteur*innen werden es dir danken.
Wie funktioniert Spaces in einer Mitarbeiter-App?
Mit Spaces kannst du als systemweite Administrator*in nun einen eigenen Bereich einrichten und andere Mitarbeitende für die Verwaltung der Inhalte bestimmen. Diese Mitarbeitenden, auch Space-Administrator*innen genannt, können jeglichen Content erstellen, der für die Kolleg*innen an ihrem Standort oder eine bestimmte Zielgruppe wertvoll ist, seien es Nachrichten, Ereignisse, Umfragen oder Formulare.
Wie unterscheidet sich Spaces von der Erstellung von Nachrichtenkanälen für jeden einzelnen Standort?
Staffbase Spaces ermöglicht mehr als nur die Erstellung ortsspezifischer Nachrichten. Jeder Bereich kann auch verschiedene Plugins, unterschiedliche Anwendungsfälle und sogar diverse Nachrichtenkanäle für jeden Standort beinhalten.
Beispielsweise können Firmenstandorte in Deutschland das Speiseplan-Plugin verwenden, um die Auswahl in ihren Kantinen aufzuzeigen. Dieses Plugin wäre für Unternehmensstandorte in den USA ohne eigene Kantine wahrscheinlich ungeeignet. Stattdessen ist für US-Standorte eventuell ein zusätzlicher Nachrichtenkanal in ihrem Space sinnvoll, der Updates zu Gesundheitsvorteilen enthält. Diese Informationen sind wiederum für deutsche Standorte nicht relevant.
Space-Administrator*innen können spezifische Inhalte in Eigenregie erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass alle Funktionen und Nachrichten für die Zielgruppe des Spaces relevant sind.
Wie viele Plugins kann jeder Space beinhalten?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Plugins und Kanäle in jedem Space. Frag deine Mitarbeitenden, welche Inhalte und Funktionen am besten zu ihnen passen. Nach oben sind keine Grenzen gesetzt!
Wie kann ich meine aktuellen Inhalte in verschiedene Spaces verschieben?
Wähle in der Administrationsoberfläche die Inhalte aus und verschiebe sie direkt in einen Space. Einfacher geht es nicht!
Das klingt kompliziert! Wie behalte ich den Überblick in der Admin-Oberfläche?
Als systemweite Administrator*in oder Manager*in mehrerer Standorte kannst du die Administrationsoberfläche so filtern, dass nur der Inhalt eines bestimmten Bereichs angezeigt wird. So verwaltest du deine Mitarbeiter-App effektiv und ohne großen Zeitaufwand!
Welche Optionen habe ich für die Ausrichtung von Spaces?
Mit Staffbase kannst du deinen Spaces spezifische Nutzergruppen zuweisen, um Inhalte gezielt an einen bestimmten Ort, ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Personengruppe zu senden. Nutzergruppen sind flexibel und können für komplexe Fälle von den systemweiten Administrator*innen unkompliziert verwaltet werden.
Darüber hinaus arbeiten wir derzeit daran, dass Administrator*innen bei der Einrichtung eines Spaces mehrere Nutzergruppen – und sogar einzelne Nutzer – auswählen können.
