Eine Mitarbeiter-App für das Personalwesen – Schritt für Schritt durch den Arbeitsalltag

Mitarbeiter-Apps erhöhen die Mitarbeiterbindung, Transparenz und unterstützen die Arbeitgebermarke. Aber Apps können nicht nur für die interne Kommunikation genutzt werden, sondern auch speziell im Personalwesen. Wie funktioniert das genau?

1. Werbe Talente an und rekrutiere die Besten

Die Arbeitslosenquoten sind am Tiefpunkt und der Kampf um Talente hat sich auf den globalen Markt ausgeweitet. In diesem neuen Umfeld kann dir eine Mitarbeiter-App auf drei verschiedenen Leveln helfen. Einerseits, um Talente anzuziehen, andererseits um diese zu halten und letztlich, um ein positives Erlebnis schon vor dem ersten Arbeitstag zu schaffen.

Zieh Talente an: Eine Mitarbeiter-App zu haben, macht es dir nicht nur möglich, von zukünftigen Mitarbeitenden im App-Store gefunden zu werden, sondern zeigt auch, dass du ein enges Verhältnis zu deinen Mitarbeitenden pflegst. Du schaffst einen transparenten Kommunikationskanal und erhältst die Möglichkeit, Inhalte mit deinen Mitarbeitenden zu teilen.

Zusätzlich ist ein mobiler Kanal besonders wichtig bei und für die Anwerbung von Millennials und Gen Z, also den Generationen, die bald mehr als 60 Prozent der arbeitenden Bevölkerung ausmachen werden. Diese jungen Generationen legen besonders viel Wert auf konstante Kommunikation, welche wiederum auf Mobilität und Digitalisierung aufbaut. Zusätzlich schafft die App die Möglichkeit, Specials an Bewerbende auszugeben und diese somit als zukünftige Kund*innen zu gewinnen.

Eine gute Employee Journey beginnt spätestens beim Onboarding. Willkommensnachrichten, Umfragen nach der ersten Woche und vieles mehr können einfach, automatisiert und mobil in einer Mitarbeiter-App abgebildet werden.

Halte deine Talente: Eine App kann Fluktuation reduzieren, indem sie Bindung und Engagement erhöht. Umfragen können helfen, Notwendigkeiten aufzudecken und die Zufriedenheit im Auge zu behalten. Bedenkt man die Entwicklung des Arbeitsmarkts, zeigt die App außerdem Innovationswillen und macht einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung.

Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird innerhalb des ELC („employee lifecycle“, zu Deutsch Mitarbeitenden-Zyklus) oft unterschätzt, obwohl diese die Arbeit im Personalwesen deutlich erleichtern kann. Das sogenannte Pre-Boarding beinhaltet nicht nur den vorher beschriebenen Prozess, in dem das Talent gewonnen wird, sondern auch die Zeit von der Annahme des Jobs bis zum ersten Arbeitstag – eine Phase, in der potenzielle Mitarbeitende oft noch abspringen.

Die App ermöglicht es dem Personalwesen, neue Mitarbeitende schon vor ihrem ersten Tag einzubinden und ihnen Informationen über den zukünftigen Arbeitgeber zukommen zu lassen. Ermutige die Neulinge, die App herunterzuladen, und integriere sie somit in Neuigkeiten, schick ihnen Gutscheine, erlaube ihnen, sich vorzustellen, und biete einen Einblick in die Unternehmenskultur. Dieser Prozess erzeugt sofort eine positive Konnotation und eine Bindung zum Unternehmen.

Die interne Kommunikation unter den Mitarbeitenden ist der einflussreichste Kanal, wenn es um deine Arbeitgebermarke geht. Die Prozesse, um das Onboarding zu verbessern, können deinem Unternehmen daher extrem zugutekommen.

2. Mach das Onboarding einfach

Deine Mitarbeiter-App kann dir helfen, die Prozesse rund um das Onboarding zu vereinfachen, Papier zu sparen und deine Mitarbeitenden besser einzubinden.

Nicht nur Gamification oder die Einbindung von spieltypischen Elementen in den Arbeitsalltag können den ersten Tag weniger stressig gestalten. Der interaktive Kanal ermöglicht es auch, Kolleg*innen aus jedem Bereich „hallo“ zu sagen. Diese Erfahrung sorgt für ein sofortiges Gefühl der Zugehörigkeit, welches anderweitig kaum erzeugt werden kann.

Interaktive Prozesse helfen zudem, neue Mitarbeitende zu trainieren, informieren und zu belehren. Checklisten stellen zum Beispiel sicher, dass nichts vergessen wird, und können gleichzeitig nach Vollendung Belohnungen aussprechen.

Wir kennen alle das komische Gefühl am ersten Arbeitstag, wenn man noch nicht genau weiß, was zu tun ist und wie man sich zu verhalten hat. Wäre doch schön, wenn da niemand mehr durchmüsste.

3. Vermeide Kommunikations-Silos und teile Fachwissen

Mitarbeitende wollen Teil von etwas Größerem sein, etwas erreichen, auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Und das ist nur mit transparenter interner Kommunikation möglich.

Nutze die Mitarbeiter-App als Nachrichtenkanal und teile Fachwissen zu deiner Industrie, neue Projekte, Unternehmensziele und Strategien für das kommende Jahr. Selbst Freelancer*innen werden jetzt erreicht. Über den mobilen Kanal zu kommunizieren, verbessert die Einbindung der Mitarbeitenden und bricht Kommunikations-Silos auf.

Ein mobiler Kanal kann eine zuverlässige Informationsquelle für dich werden. Das ist notwendig, um mit der Geschwindigkeit und der Aktualität des Internets und der sozialen Medien mitzuhalten. Mit einer App bist du in der Lage, die Nachrichten, die du sendest, jederzeit zu kontrollieren und somit dein Image positiv zu beeinflussen.

4. Bilde deine Mitarbeitenden aus

Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden informiert und gebrieft sind. Das verbessert langfristig auch die Erfahrung, welche Kund*innen mit deinem Unternehmen machen.

Besonders bei Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz sind Gelegenheiten für Trainingsstunden oder Workshops leider selten. Ein einmaliges Blockseminar im Jahr ist für diese Zielgruppe eher ineffizient.

Eine Mitarbeiter-App erlaubt es dir, eine neue Wissenskultur zu schaffen. Indem du regelmäßig Lern-Videos hochlädst, Marketing-Informationen teilst und Updates zum Markenversprechen vermittelst, garantierst du, dass all deine Mitarbeitenden zu jedem Zeitpunkt informiert sind.

5. Automatisiere deine Prozesse

Das Personalwesen verbringt einen großen Teil seiner Zeit mit Papierkram. Viele der Prozesse, die hier so zeitaufwendig sind, können stattdessen in die Mitarbeiter-App integriert werden und ermöglichen damit ein effizienteres Arbeiten.

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es dir außerdem, Urlaubsanträge, Abrechnungen und die Zeiterfassung online abzuwickeln.

Fallstudie Viessmann:

Erstellung eines Zeiterfassungsbogens mit einem personalisierten Plug-in innerhalb der App:

Die meisten der 11.000 Mitarbeitenden bei Viessmann arbeiten in Produktion und Logistik und haben somit nur bedingt Zugang zum internen Intranet. Außerdem ist ein Großteil von ihnen Smartphone-Nutzende. Die Kombination aus diesen beiden Fakten führte zur Entstehung von Vi2Go: Viessmanns eigener gebrandeter Mitarbeiter-App von Staffbase.

Innerhalb von wenigen Wochen wurde die App erstellt und mit Inhalten gefüllt. „Die zentrale Frage war nicht, wie die App aussieht, sondern was unsere Mitarbeitenden wollen“, sagt Albrecht v. Truchseß. Staffbase lieferte die notwendigen Plug-ins für einen schnellen Start der App: das Schwarze Brett, einen Nachrichtenkanal, Speisepläne und interne Jobangebote.

Nur einen Monat nach dem Start der App hatten bereits 2.500 Mitarbeitende diese heruntergeladen und als Informationskanal adaptiert. Das ist mehr als die Hälfte des angestrebten Ziels!

Auf dem Erfolg der App basierend, teilte Viessmann nun noch mehr Informationen über die App. Ziel war es, zusätzlichen Mehrwert für die Mitarbeitenden zu schaffen, die nicht an einem Schreibtisch sitzen. Der wichtigste Punkt hierbei war die Integration der Zeiterfassung in SAP.

Bisher mussten Mitarbeitende ihre Vorgesetzten nach dem Zugang zur jeweiligen Zeiterfassung fragen. Das nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Innerhalb einer Woche programmierte Viessmanns interne IT ein Plug-in auf der Basis der Staffbase APIs und des Staffbase Plug-ins Java SDK.

Das neue Plug-in kommuniziert mit dem internen SAP-System und präsentiert den Vi2Go-Nutzenden ihre momentane Zeiterfassung. Daten und Zugänge zu diesem System werden von Viessmann kontrolliert – nur geprüfte Informationen kommen durch die Firewall.

6. Hilf deinen Mitarbeitenden

Als Mitarbeitende gibt es bestimmte Dinge, die wir jeden Tag brauchen: Dokumente, Telefonnummern, Schichtpläne. Kaffee.

Genau auf diese Dinge kannst du jetzt von überall aus zugreifen. Mit einer AD-Integration werden Kontaktinformationen mit einem Klick zugänglich. Schichtplanänderungen können spontan kommuniziert werden und Dokumente können inklusive Lesebestätigung in der App hochgeladen werden. Die gesamte Administration läuft online ab und hilft deinen Mitarbeitenden, sich effektiv selbst zu managen.

Und was den Kaffee angeht … wir arbeiten daran.

7. Anerkennung

Wenn man Schweiß und Tränen in die Arbeit steckt, möchte man, dass das auch anerkannt wird. Belohnungen und Anerkennung sind in diesem Sinne nicht nur für die Motivation notwendig, sondern auch, weil es das menschliche Bedürfnis nach Wertschätzung befriedigt. Sich anerkannt zu fühlen, ist vor allem bei Generation Z und den Millennials ein zentraler Faktor für die Zufriedenheit.

Über die Mitarbeiter-App bist du in der Lage, zum Beispiel kleine Wettbewerbe abzuhalten und diese nach einem Punktesystem zu belohnen. Eine gewisse Anzahl an Punkten könnte dabei mit Gutscheinen oder Urlaubstagen belohnt werden. Der Größenordnung sind hier wirklich keine Grenzen gesetzt und schon kleine Gesten reichen oft aus: Einfach mal persönlich „Danke“ sagen.

8. Schaffe eine Sicherheitskultur

60 % der Unfälle am Arbeitsplatz passieren innerhalb des ersten Anstellungsjahres. Warum? Weil Mitarbeitende nicht genügend eingearbeitet werden und sie die Sicherheitsmaßnahmen, die ihren Alltag begleiten sollten, nicht genügend kennen.

Innerhalb der Mitarbeiter-App bist du nicht nur in der Lage, eine Sicherheitskultur aufzubauen, sondern auch diese zu verbreiten. Notfallkontakte sind hier einfach zu finden und Sicherheitsmaßnahmen können gezielt kommuniziert werden.

9. Schließe Alumnis ein

Heute Mitarbeiter*in, morgen Kund*in. Es ist ein Fehler anzunehmen, dass Mitarbeitende, die nicht länger in einem Unternehmen angestellt sind, auch nichts mehr mit diesem zu tun haben. Das Gegenteil hat sich bewahrheitet. Ehemalige Mitarbeitende sind nicht nur zukünftige Kund*innen, sondern auch ausschlaggebend für das Image eines Unternehmens.

Was deine ehemaligen Kolleg*innen über dich sagen, wird als besonders ehrlich und damit automatisch als wahr wahrgenommen. Denkst du über zukünftige Kund*innen und Mitarbeitende nach, so haben gerade die Ehemaligen eine wichtige Stimme.

Während es bisher fast unmöglich war, ehemalige Mitarbeitende weiterhin in das Unternehmen zu integrieren, wird dies jetzt über die Mitarbeiter-App möglich. Du kannst hier einen gezielten Nachrichtenkanal für Ehemalige erstellen oder diese zu Events einladen.

Mit ehemaligen Mitarbeitenden zu kommunizieren und ein gutes Verhältnis zu pflegen, ist ausschlaggebend für deine Arbeitgebermarke.