Von Print zu App und Intranet: 6 Tipps für die digitale Mitarbeiterzeitung
Die Art und Weise, auf die wir Nachrichten konsumieren, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Mittlerweile sind auch im Unternehmensumfeld Mitarbeiter-Apps sowie Nachrichten-Seiten im Intranet zu den beliebtesten Quellen für aktuelle Neuigkeiten geworden. Diese lassen gedruckte Zeitschriften in Bezug auf Geschwindigkeit, Medienvielfalt und Mitarbeiterbindung klar hinter sich.
Wie kein anderer Kanal zuvor machen die neuen mobilen Lösungen Nachrichten für jeden im Unternehmen zugänglich und unterstützen beliebte Funktionen wie Kommentare, Likes und das Teilen von Beiträgen. Wir haben sechs einfache Tipps zusammengefasst, wie eine gedruckte Mitarbeiterzeitung sinnvoll digitalisiert werden kann.
Welches Medium passt zu deiner internen Kommunikationsstrategie? Vor- und Nachteile digitaler und analoger Formate.
1. Mit wesentlichen Vorteilen argumentieren
Wenn wir lediglich die geschäftliche Seite der Dinge betrachten, hat eine App vier zentrale Vorteile gegenüber einem gedruckten Magazin.
Zeit
Es kann Monate dauern, bis ein Magazin druckreif ist. Beim New Yorker kann das Schreiben eines einzigen Artikels Wochen dauern. Sie benötigen engagierte Autor*innen, Redakteur*innen und Designer*innen.
Darüber hinaus hat ein Magazin keine Chance, aktuelle Änderungen mitzuteilen. Wenn man das ursprüngliche Ziel einer internen Kommunikationsabteilung ansieht, nämlich die Belegschaft über die jüngsten Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, dann kann man argumentieren, dass ein einmal im Quartal erscheinendes, gedrucktes Magazin dieses Bedürfnis einfach nicht mehr erfüllt.
Kosten
Allein schon die Druckkosten der Mitarbeiterzeitschrift übersteigen in der Regel die Kosten für einer eigenen Mitarbeiter-App. Berücksichtige darüber hinaus die Kosten für die Gestaltung und die Beiträge.
Aus einer anderen Perspektive betrachtet: Eine App erhöht das Engagement der Mitarbeiter*innen. Und dies kann wiederum zu einer höheren Produktivität und besseren Geschäftsergebnissen führen.
Effizienz
Eine App wird nicht nur Druckkosten einsparen, sie wird auch die Effizienz des Teams verbessern, da sie die Reichweite erhöht und ein deutlich zeitnahes Engagement bei den Mitarbeitenden ermöglicht. Diese Effizienzsteigerung wirkt sich positiv auf die interne Kommunikation, aber auch auf das Unternehmen im Ganzen aus.
Reichweite
Die interne Kommunikation mobil zu gestalten, wird den Fluss von internen Informationen auf eine neue Ebene heben. Du wirst in der Lage sein, alle deine Mitarbeitenden, einschließlich der nicht in Büros arbeitenden Kolleg*innen, frühzeitig zu erreichen und damit deren Engagement zu fördern und alle oben genannten Punkte zu verbessern.
2. Die Inhalte dem Medium anpassen
Mit einer App wagst du einen Neuanfang und genau deshalb solltest du auch einen neuen Ansatz für den Inhalt wählen. Denke daran, dass deine App nicht der Papierkorb für alte Zeitschriftenartikel ist.
Viele Texter*innen und Editor*innen sind daran gewöhnt, lange, gut recherchierte Beiträge für den Druck zu schreiben, die dann später für das Intranet übernommen werden. Der Punkt ist es nun, für eine mobile App im Vergleich sehr viel kürzere Beiträge zu schreiben. Ziel ist es, ausdrucksstarke Bilder und stärkere Teaser zu verwenden und den Inhalt innerhalb des ersten Absatzes zusammenzufassen.
Längere Inhalte können immer noch Teil des News-Feeds sein, sollten aber seltener vorkommen, weil sie „schwieriger“ zu lesen sind und die Nutzer*innen von der Lektüre sowie vom Schreiben von Inhalten abgeschreckt werden. Die folgenden Regeln gelten für mobile Inhalte:
Beachte zusätzlich, dass die mobilen Lösungen viel interaktiver sind und in Echtzeit funktionieren. Es kann einen Redaktionskalender für Dinge geben, die vorhersehbar sind, aber das Ziel sollte es sein, Inhalte zu erstellen, sobald das Thema auftaucht.
Denke schließlich daran, dass eine App mehr Optionen in Bezug auf Inhalte zur Verfügung stellt. Die App ermöglicht viel mehr als nur Nachrichten. Es wird nicht nur Artikel, sondern auch Push-Benachrichtigungen, geplante Publikationen, Diskussionen und Feedback geben. Du bist bei deinem ausgewählten Medium nicht mehr so starr, also sei kreativ! Gute Ideen für Inhalte, die das Engagement der Mitarbeitenden verstärken, sind:
Team-Building-Aktivitäten wie Sport und Filmabende über die App organisieren
Coaching und Kurse über Videos anbieten
Die Grundwerte in einem langen Artikel verkünden, der in der App verfügbar bleibt
Alle mit Umfragen in Entscheidungen einbeziehen
Monatliche Einzelgespräche anbieten und Termine über die App vergeben
Klare Ziele setzen und sie in eine Checkliste in der App eintragen
3. Inhalte mit Relevanz
Nur weil du online gehst, bedeutet dies nicht, dass du deine Qualitätsansprüche senken solltest, sondern vielmehr, dass du deine Haltung zu dem, was Qualität bedeutet, ändern solltest. Auf mobilen Kanälen die richtige Botschaft rechtzeitig zu veröffentlichen, ist wichtiger als sie ohne Tippfehler und mit professioneller Grafik oder Bild zu veröffentlichen.
Stelle dich darauf ein, Artikel nach Bedarf zu schreiben. Sieh das Veröffentlichen als einen kontinuierlichen Prozess im Gegensatz zu den vier Fristen, die du beim gedruckten Mitarbeitermagazin einzuhalten hattest. Sei bereit für viel mehr direktes Feedback in Kommentaren, Likes und Nutzungsstatistiken und übernimm diese schnell.
Deine Prioritäten sollten sein:
Nachrichten zur rechten Zeit kommunizieren
Im Vergleich zu einem Magazin besteht dein neues Ziel nicht darin, die wichtigsten Neuigkeiten aus den letzten vier Monaten zu sammeln und lange, perfekte Artikel darüber zu verfassen, sondern ständig zu veröffentlichen, was neu ist. Dieser Prozess führt dazu, dass die Dinge vielleicht ein bisschen grober dargestellt werden. Aber auch interessanter und zum richtigen Zeitpunkt.
Mehrwert generieren
Sogar noch vor der Sicherheit ist der Mehrwert der wichtigste Aspekt, den du in deiner mobilen App gewährleisten musst. Halte es einfach und mache alle Informationen innerhalb von drei Schichten in der Navigation zugänglich. Mehrwert gilt jedoch auch für die Inhalte. Betrachte die oben aufgeführten Regeln zu den Inhalten und denke daran, dass kürzere Beiträge mit mehr Bildern häufiger gelesen werden.
Mitarbeitende zu Redakteur*innen machen
Damit das neue Verfahren funktioniert, denke daran, die Erstellung von Inhalten für deine Mitarbeitenden zu öffnen. Traditionell wurden Inhalte von sehr wenigen ausgewählten Autor*innen und Redakteur*innen erstellt, aber die mobile Version ermöglicht es jetzt jedem, seine eigenen Nachrichten und Kommentare zu schreiben, zusätzlich zu der Verwendung von Bildern und Videos.
Du kannst zwar noch über Administratorenrechte entscheiden, wer was tut, aber es ist sehr effektiv, den Schreibprozess für alle Abteilungen zu öffnen. Dies führt zu einer höheren Relevanz bei den Themen für deine Mitarbeiter*innen, weil sie aus den eigenen Reihen kommen. Als Kommunikationsmanager*in kannst du nicht alles wissen, vor allem nicht in den verschiedenen Standorten.
Lasse deine Mitarbeiter*innen über Themen schreiben, die aktuell sind, die sie interessieren und die somit Nutzerraten erhöhen. Erstelle zum Beispiel lokale Nachrichten-Kanäle und gib den Mitarbeitenden vor Ort die Möglichkeit, sie mit Inhalt zu füllen. Auf diese Weise können lokale Mitarbeiter*innen die App nutzen, um ihr lokales Publikum zu erreichen und dies einsetzen, um alle diese versteckten Mitarbeitermagazin-Projekte loszuwerden.
4. Dein bestehendes Intranet integrieren
Was tun mit dem Newsfeed im Intranet, sobald du deine App hast? Wenn du nicht darauf verzichten willst, dann gibt es drei verschiedene Ansätze für die Integration, die wir bei unseren Kund*innen gesehen haben.
Behalte die Nachrichten-Spalte und erstelle Inhalte in deinem bestehenden Intranet wie zuvor
Du kannst dann diese Inhalte in die App eingeben. Staffbase liefert dir eine Content-API, mit der du vorhandene Inhalte in die App einfügen sowie auch entfernen kannst. Sei dir aber bewusst, dass dies nur eine Option ist, wenn du die aktuelle Lösung dringend beibehalten möchtest. Spezialisierte App-Lösungen wie Staffbase zeigen in der Regel eine wesentlich höhere Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität in Bezug auf die Schaffung von Nachrichten zur rechten Zeit. Auch die Synchronisierung sozialer Interaktionen wie Kommentare und Likes ist sehr schwer zu erreichen.
Nimm eine Nachrichten-App und bette den dort angezeigten Newsfeed in dein Intranet ein.
In diesem Fall profitierst du von einem startbereiten CMS. CMS bedeutet Content Management System und ist eine Anwendung, die es mehreren Nutzenden ermöglicht, mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen die Inhalte in einer App auf einer mobilen Plattform zu gestalten. „Gestalten von Inhalten“ bezieht sich in diesem Fall auf die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Veröffentlichung, Zusammenarbeit, Berichterstattung und die Verteilung von Website-Inhalten, Daten und Informationen.
Staffbase verfügt über eine Administrationsoberfläche, die dir die Entscheidung ermöglicht, wer Inhalte veröffentlichen darf, und vereinfacht somit den Prozess. Mit diesen Lösungen kannst du für deine Intranet-Nutzenden die Dinge so beibehalten, wie sie sind, indem du Teile der Nachrichten aus der Nachrichten-App in das Intranet integrierst. Die Herausforderung in diesem Fall besteht in der Erstellung einer einmaligen Anmeldung. In deinem Intranet haben deine Nutzenden bereits eine ID und ein Passwort. Wenn du jetzt SSO oder die App einführen möchtest und die Inhalte hin und her tauschst, dann solltest du im Idealfall auch SSO im Intranet installieren, um die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
Verwende die Desktop-Version der App als neue Intranet-Startseite und schaffe von dort einen Link zum Kooperations-Intranet.
Die Umsetzung der gleichen Design- Muster bei beiden Lösungen kann ein einheitliches Benutzererlebnis schaffen. Eine erweiterte App wie Staffbase ist der einfachste Weg, Individualisierung auf dieser Ebene zu erreichen. In unserer App können Sie wählen, welches Logo, welche Typografie und welche Farbe Sie verwenden möchten und nutzen dennoch alle Vorteile einer gebrauchsfertigen Lösung.
5. Bereitstellung einer Online-Alternative
Während wir bei den meisten unserer Kund*innen gesehen haben, dass Online-Alternativen nicht sehr gefragt sind, gibt es dennoch drei verschiedene Möglichkeiten, einen Online-Zugang zu erreichen.
Deine Mitarbeitenden können sich per E-Mail anmelden, um über ihre Desktop-Version Zugriff auf die Nachrichten zu erhalten. Sie können auch Updates per E-Mail abonnieren.
Du kannst vorhandene Artikel auf Papier ausdrucken oder im PDF-Format verbreiten.
Du kannst vollständige Listen von Artikeln exportieren. Mit unserem neuen Content-API kannst du Inhalte exportieren und ebenso importieren. Es kann problemlos Artikel für die spätere Veröffentlichung oder für dein Intranet speichern.
6. Design und Branding beachten
Nachdem du entschieden hast, wie das Innere deiner Nachrichten-App in Bezug auf die Inhalte aussehen sollte und auf welche Weise sie mit deinem Intranet integriert werden sollte, vergiss nicht, auch über das Design und das Branding nachzudenken.
Wenn du dein Intranet mit der App verbunden hast, möchtest du vielleicht das gleiche Design verwenden. Wenn dein Intranet einen schlechten Ruf hat und du lieber einen kompletten Neuanfang starten möchtest, dann möchtest du vielleicht ein völlig neues Design verwenden. Unabhängig davon, für welchen Weg du dich entscheidest, denke daran, dass eine App dein Unternehmen in der gleichen Weise wie ein Magazin bewerben kann. Daher solltest du ein Branding und einen öffentlichen Bereich haben, die neue Talente anlocken und allgemeine Informationen über dein Unternehmen anzeigen.
Eine erweiterte App wie Staffbase wird Optionen anbieten, um das Logo, die Farben, die Typografie und die Domain zu individualisieren, um sicherzustellen, dass deine App das perfekte Aushängeschild für dein Unternehmen ist.
